Notação arquivística na língua russa

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Muitos brasileiros devem ter lido livros sobre comunismo, a maioria de autores estrangeiros, ou mesmo textos russos em que os documentos de arquivo são citados com uma notação bastante peculiar. Buscando alguma explicação, achei há muitos meses este texto didático publicado por uma seção educativa do portal dos arquivos russos, a qual tem também outras coisas interessantes sobre diversos temas da história nacional. O texto se chama “O que é notação arquivística e como se guardam documentos em arquivos?” (em russo, “Chto takoie arkhivny shifr i kak dokumenty khraniatsia v arkhivakh?”; leia-o aqui), e há muito que salvei a página nos favoritos e queria traduzir. Fiz algumas adaptações para o leitor lusófono, incluindo as equivalências da terminologia arquivística que pesquisei na rede e deixando as palavras em russo quando julgasse útil.

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Junto aos títulos dos documentos em nosso site você vê numerações estranhas mais ou menos assim:

ГА РФ. Ф. 111. Оп. 5. Д. 669. Л. 342, 347–347 об., 374. (GA RF. F. 111. Op. 5. D. 669. L. 342, 347–347 ob., 374.)

O que querem dizer, e por que escrevemos assim?

Essa é a notação arquivística e serve de endereço exato ao documento. Decifrando as siglas acima, temos:

Государственный архив Российской Федерации (Gosudarstvenny arkhiv Rossiiskoi Federatsii). Фонд (Fond) 111. Опись (Opis) 5. Дело (Delo) 669. Листы (Listy) 342, 347–347 оборот (oborot), 374.

Em português: Arquivo Público da Federação Russa. Fundo 111. Série 5. Dossiê 669. Folhas 342, 347–347 verso, 374.

Ainda não entendeu? Vamos explicar.

Pense num edifício enorme, em que há dezenas de grandes depósitos lotados de prateleiras com documentos, geralmente centenas de milhares de pastas e milhões de folhas. Claro que tudo deve ser guardado em sua integridade, mas ainda é preciso se orientar em seu manejo, saber onde está o quê e poder achar logo o que se precisa. Como elaborar um sistema para classificar documentos que permita encontrá-los facilmente, que faça tudo o que vai entrando nos arquivos (por exemplo, os dossiês de uma instituição qualquer nos próximos anos) juntar-se sem problemas ao que já estava e que não deixe desunidos os documentos relacionados entre si? Tendo se ocupado muito dessa questão no fim do século 19 e no início do 20, os teóricos da arquivologia concluíram que a melhor solução era manter os arquivos segundo o chamado princípio da proveniência (принципом единства происхождения). Na realidade, é um sistema bem simples e lógico: os arquivos se conservam tais como se formaram, ou seja, de instituições, pessoas ou famílias que são consideradas para eles seu órgão produtor (фондообразователь).

Ao ler isso, certamente você já percebeu que a palavra “arquivo” tem duas acepções: 1) instituição onde se conservam os arquivos; 2) conjunto documental de um órgão produtor: o arquivo de um escritor, poeta ou cientista, o arquivo de uma família nobre, o arquivo de uma fábrica, ministério ou órgão do governo. Para distinguir os dois casos, os arquivistas usam o termo fundo, que é justamente o arquivo na segunda acepção, relativo a uma pessoa ou instituição e guardado num arquivo público. Cada fundo recebe seu próprio número.

Um fundo pode ser pequeno, com apenas algumas pastas (dossiês), ou talvez muito grande, com milhares ou dezenas de milhares de dossiês. Estes são documentos guardados numa pasta ou envelope especial, sob um título comum com o número da série do fundo. As folhas de cada dossiê sempre são numeradas, mas à diferença das páginas de livros, a convenção dos arquivos é numerar exatamente a folha. Num livro, cada página é numerada, tanto na frente quanto no verso, e assim a folha do livro (folha de papel como objeto) contém dois números, um em cada página. Já nos arquivos, apenas o lado frontal é numerado (um número para cada folha de papel como objeto), e se ao citar for preciso fazer referência a um texto contido no verso da folha, é assim que se escreve, tal como no nosso exemplo: Лист (Folha) 347 оборот (verso) (Л. 347 об. – L. 347 ob.).

Resta explicar o que é a série: é a lista ordenada de dossiês do fundo, com o número e o título deles. E agora, pense numa grande instituição que todo ano (ou mesmo uma vez em alguns anos), como órgão produtor, cede a um arquivo público uma nova porção de seus documentos. Esse fundo, pois, está sempre aumentando, e então fazem assim: os documentos entregues uma vez vão formar uma série, que recebe um número, e cada documento é numerado pela ordem (frequentemente são agrupados por anos ou partes da estrutura institucional: materiais do secretariado, da seção de quadros ou de outras seções). Quando chega uma nova leva de documentos, eles vão formar uma nova série, a que se atribui o número seguinte (por exemplo, “série 2”) e cujos dossiês novamente são numerados pela ordem, a partir do 1. Além disso, ambas as séries, e todas as seguintes, vão se relacionar a esse mesmo fundo. E assim temos nossa notação: nome da instituição arquivística (ГА РФ, РЦХИДНИ, РГАСПИ), número do fundo (Ф.), número da série (Оп.), número do dossiê (Д.) e números das folhas (Л.).